Avant de toucher quoi que ce soit : comprendre comment ils travaillent

En arrivant au cabinet, j’ai d’abord échangé avec la secrétaire. C’est elle qui gère la boîte mail au quotidien.

Elle avait déjà son organisation : des dossiers créés à la main, des emails déplacés un par un. Ça fonctionnait, mais ça lui prenait du temps.

Avant de configurer quoi que ce soit, j’avais besoin de comprendre sa façon de travailler. Si je mettais en place quelque chose qui cassait ses repères, ça n’allait pas durer.

J’ai donc pris le temps de noter comment les emails arrivaient, qui envoyait quoi, quels types de messages étaient prioritaires. Seulement après, j’ai commencé à réfléchir à la solution.

Gestion des emails en automatique : vérifier la version d’Outlook avant de se lancer

Le cabinet utilisait Outlook. Avant de configurer les règles automatiques, j’ai vérifié la version installée sur le poste.

Ce n’est pas un détail. Les règles automatiques Outlook ne fonctionnent pas exactement pareil selon les versions. Une mauvaise manipulation peut faire disparaître des emails importants sans que personne ne s’en rende compte.

Une fois que j’avais toutes les infos, j’ai pu proposer une solution adaptée à leur situation.

La mise en place des règles automatiques : on a tout fait ensemble

J’ai configuré les règles directement sur le poste, avec la secrétaire à côté. On a avancé étape par étape. Elle validait chaque règle avant de passer à la suivante.

On a gardé les dossiers qu’elle avait déjà créés. On a juste automatisé le classement. Résultat :

• Les emails clients vont directement dans le bon dossier
• Les emails des organismes sont rangés à part
• Les newsletters ne se mélangent plus avec le reste
• Les messages urgents restent visibles en priorité

Le premier test en direct : un email arrive, il se range tout seul au bon endroit. Elle a vu le résultat immédiatement.

Une formation courte pour qu’ils puissent se débrouiller seuls

Une fois les règles en place, j’ai pris le temps d’expliquer comment elles fonctionnent et comment en ajouter une nouvelle si besoin.

L’objectif, c’est qu’ils n’aient pas à me rappeler pour chaque petit ajustement. Qu’ils soient autonomes.

En fin d’intervention, l’expert comptable et sa secrétaire savaient exactement ce qui avait été mis en place et comment ça marchait. On a aussi abordé les bonnes pratiques : comment nommer ses dossiers pour que les règles restent lisibles dans six mois, comment éviter les conflits entre deux règles qui s’appliquent au même email, et quoi faire si un email se retrouve au mauvais endroit.

Disponible après l’intervention pour les questions

Quelques jours après, j’ai reçu un message. Une règle à ajuster pour un nouveau type d’email qu’on n’avait pas prévu. Cinq minutes, c’était réglé.

Les premières semaines, il y a souvent une ou deux petites choses à affiner. C’est normal — aucune boîte mail ne ressemble à une autre, et certains cas particuliers n’apparaissent qu’à l’usage. C’est pour ça que je reste joignable après l’intervention. Pas besoin de reprendre rendez-vous pour un ajustement mineur.

Microsoft propose aussi un guide officiel sur les règles Outlook pour aller plus loin. Et si vous cherchez à automatiser d’autres tâches, consultez mon article sur l’automatisation avec l’IA pour les entreprises à La Réunion.

Ce que je fais pour la gestion des emails en automatique à La Réunion

J’interviens chez les professionnels partout dans le 974 pour :

• Analyse de votre organisation email actuelle
• Configuration des règles automatiques Outlook adaptées à votre activité
• Gestion des emails en automatique pour gagner du temps au quotidien
• Formation à l’utilisation et à la gestion des règles
• Suivi disponible après l’intervention
• Dépannage et optimisation Outlook

J’interviens à Sainte-Marie, Saint-Denis, Saint-Paul, Saint-Pierre, Le Port et dans toutes les communes de l’île.